21 lipca 2015

Due Date czy Defer Date w OmniFocus 2?

Kuba Baran OmniFocus, Porady OmniFocus 0 Comments

Wśród aplikacji z których korzystam na codzień, Omnifocus zdecydowanie należy do najważniejszych. Jeżeli chodzi o menadżera zadań nie widzę dla niego godnej konkurencji. Niestety jedna z jego największych zalet potrafi jednocześnie być też wadą. Mnogość funkcji i możliwości konfiguracji często powodują, że użytkownik zaczyna się gubić popełniając podstawowe błędy.

Ja sam przez długi czas popełniałem jeden z nich. Do oznaczania zadań „na dzisiaj” wykorzystywałem Due Date. Jednocześnie wiem, że podobnie postępuje masa użytkowników. Zapewniam Was, że jeżeli nie ma konkretnej godziny lub dnia, kiedy zadanie musi zostać wykonane, to pod żadnym pozorem nie powinniście nadawać mu tego parametru.

Due Date ma zapewnić swoisty system powiadomień. Element, który pozwoli filtrować elementy, których realizacja jest kluczowa w wyznaczonym momencie. Jeżeli będziecie ją inaczej pojmować, to zbyt często dojdzie do sytuacji, kiedy postanowicie przesuwać wyznaczony termin. Spowoduje to, że stracicie swoisty respekt wobec oznaczonych przy jego pomocy zadań. Ostatecznie, jeżeli 80% z nich możemy dowolnie odsuwać w czasie to raczej pozostałe też da się jakoś przełożyć. Szybko zaczniecie ignorować priorytet takich elementów.

Ważne jest aby Due Date był synonimem deadline. Jeżeli określicie ten element, to jego wykonanie nie powinno podlegać negocjacji. Jedynie sytuacja losowa usprawiedliwia jego przesunięcie. Oczywiście wiem, że często to niemożliwe, ale aby wykorzystywać ten element należy utrzymywać w świadomości istotę i priorytet tego elementu.

Tutaj pojawia się Defer Date. Jest to genialne rozwiązanie, które mi osobiście wystarcza aby kochać OmniFocus bezgranicznie. Defer Date to moment, w którym możemy zająć się danym zadaniem. Mało tego, aplikacja będzie wyszarzała elementy, które czekają na swój czas. Parametr ten ułatwia tworzenie przejrzystych perspektyw, które stanowią najlepszy sposób na przegląd zadań w zależności od sytuacji.

Osobiście korzystam z Defer Date do wyznaczania zadań na dany dzień. Jeżeli daną sprawą mam zająć się w przyszły piątek, to właśnie taką wartość nadaję polu Defer Date. Odpowiedni skrypt weryfikuje takie elementy i na bieżąco flaguje te, które są przypisane dla dzisiejszego dnia 1. Dzięki temu zadanie zostanie wyszarzone i nie zaprząta mojej głowy w trakcie przeglądania projektów. Dopiero w wyznaczony dzień będzie na mnie czekać w zakładce z oflagowanymi elementami.

W ten sposób zapobiega się mieszaniu tych zadań, które muszę wykonać w danym terminie oraz tych, którymi planowałem się zająć. Mam pełną świadomość, że jeżeli na mojej liście pojawią się elementy z przypisanym Due Date to bezsprzecznie muszę je wykonać. Te, które zostały oflagowane i oddelegowane na dany termin przy użyciu Defer Date są dla mnie istotne. Nic się jednak nie stanie, jeżeli w natłoku obowiązków będę musiał przesunąć je o dzień lub dwa.

Odpowiedź na pytanie z tytułu tego artykułu nie jest jednoznaczna. Defer Date powinno być dla Was podstawowym elementem do zdefiniowania dla poszczególnych zadań. Due Date niech będzie dla Was tożsamy z deadline i nie nadużywajcie go. Niech Was przekona fakt, że ja sam nie mogę uwierzyć jak długo popełniałem błąd opierania się właśnie na nim.

Aplikację OmniFocus 2 znajdziecie w AppStore dla systemów OS X oraz iOS.